| |
Meest gestelde vragen
1. Algemeen
Ik wil graag weten hoe TrainingDate werkt
Kijk voor de handleiding onder “Help >> Handleiding LIS”
Problemen met inloggen in TrainingDate
Indien je inloggegevens bent vergeten, gebruik dan de zwarte button “ Inloggegevens vergeten?” in het scherm. Door het invullen van je persoonlijke Getronics e-mailadres worden de juiste inloggegevens binnen enkele minuten naar je toegezonden. Dit is de snelste manier om deze gegevens te verkrijgen.
Let op :
- Als je niet beschikt over een personeelsnummer of Getronics e-mailadres, heb je geen toegang tot TrainingDate.
Kijk in dat geval even samen met een collega of leidinggevende in TrainingDate.
- Nieuwe medewerkers worden in het begin van elke week automatisch ingevoerd in TrainingDate.
- Het kan zijn dat er niets gebeurt nadat je inlogt; in dat geval wordt toegang tot TrainingDate tegengehouden door de firewall van je werkomgeving
(bij sommige klant-omgevingen is dit het geval). Probeer in dat geval vanuit huis of een andere locatie in te loggen.
Ik kan een training niet vinden in het aanbod
Als er behoefte is aan een training die niet in TrainingDate staat vermeld, is er een mogelijkheid dat je Manager in TrainingDate de button "Aanvraag nieuwe training" gebruikt. Hij/zij kan dan aangeven welke training wordt gezocht, bij welk instituut en tegen welke kosten. Wij beoordelen de aanvraag en indien nodig, voegen we de gevraagde training toe aan TrainingDate en kun je aangemeld worden.
Het is onmogelijk gebleken om regulier onderwijs (MBO, HBO en Universiteiten) aan te sluiten op TrainingDate. Aanmelden voor opleidingen bij reguliere onderwijsinstellingen geschiedt buiten TrainingDate om. Er kunnen wel studieovereenkomsten voor deze opleidingen in TrainingDate worden gemaakt door het handmatig invoeren van de gevraagde gegevens.
Let op: De voorkeur is om gecontracteerde leveranciers te hanteren i.v.m. kortingsafspraken; tevens zijn gecontracteerde leveranciers gewend om met TrainingDate te werken en zijn zij geïnstrueerd hoe te factureren.
Welke autorisatiestructuur is in TrainingDate opgenomen?
Afhankelijk van het approval level dat een manager heeft, mogen aangevraagde trainingen t/m een bepaald bedrag worden goedgekeurd. Dit gebeurt aan de hand van het onderstaande bevoegdhedenschema.
Bevoegdhedenschema voor trainingen
Code |
Release code | Amount | Organisation | A10 |
A10 CEO | 100.000.000,00 | Board | A11 |
A11 CFO | 100.000.000,00 | Board | A20
| A20 VP BL | 5.000,00 | ExCo | A30 |
A30 VP ICM | 5.000,00 | ExCo | A40 |
A40 VP HR | 5.000,00 | ExCo | A50 |
A50 VP M&P | 5.000,00 | ExCo | A60 |
A60 VP Finance | 5.000,00 | ExCo | B10 |
B10 Dir ICM | 1.000,00 | Director | C10 |
C10 Dir Delivery | 1.000,00 | Director | C50 |
C50 Dir Staff | 1.000,00 | Director | E10 |
E10 Dir Finance BL | 1.000,00 | Director | F10 |
F10 Director BU | 1.000,00 | Director | M40 |
M40 Management Level | 1.000,00 | Director / Manager overig | M50 |
M50 Management Level | 0,00 | Manager overig | M60 |
M60 Management Level | 0,00 | Manager overig |
|
| - | Code en Release code is de code van het approval level zoals deze in SAP HR staat verwerkt. | | - | Amount is het t/m bedrag dat met het betreffende approval level kan worden goedgekeurd. | | - | Organisation geeft de positie van het approval level in de organisatie aan. | | Voor alle trainingen t/m € 5000,- is goedkeuring van een Executive Committee lid nodig. | | Alle trainingen boven de € 1000,- dienen te worden goedgekeurd door een lid van het Board. | | Directors kunnen trainingen t/m € 1000,- goedkeuren. | | Managers met approval level M50 en M60 kunnen alleen trainingen aanvragen. | | |
| Als een manager niet het juiste approval level heeft om een training goed te keuren, dan wordt de aangevraagde training automatisch aan de hiërarchisch hoger gelegen manager ter goedkeuring aangeboden, totdat een manager met het juiste approval level de order heeft goedgekeurd. | | | |
Waar kan ik mijn approval level zien?
Het approval level is zichtbaar in SAP ESS MSS: https://sapeep.be.getranet.com/irj/portal > Who is Who. Bij elke medewerker staat het approval level onder het kopje “General Data” vermeld. Als je geen approval level hebt dan staat er niks.
Er staan onjuiste persoonsgegevens in TrainingDate. Hoe kan dit?
De persoonsgegevens van medewerkers van Getronics worden wekelijks ingevoerd vanuit het SAP HR personeelsinformatiesysteem. Denk daarbij aan NAW gegevens, kostenplaats, geboortedatum en -plaats, etc. Gewenste mutaties dienen in de bron aangepast te worden, dus in het personeelsinformatiesysteem. De enige manier om dit op te lossen is om zelf bij het SSC HR in Lelystad (hrservicedesk@getronics.com) aan te vragen dat de gegevens in SAP HR worden aangepast zodat deze gegevens bij de volgende import worden meegenomen. Helaas kan Learning & Development dat niet voor je regelen, dat kun je alleen zelf doen.
Je kunt deze mutaties ook doorgeven middels de Employee Self Service (SS) module van SAP HR.
Waar kan ik mijn autorisatierechten laten veranderen?
Als je in TrainingDate niet de juiste rechten hebt om trainingen goed te keuren of te boeken, is jouw approval level in SAP HR niet bekend of niet correct geregistreerd. Neem contact op met de Businessline Controller van jouw Businessline als je geen of niet het juiste approval level hebt. De Businessline Controller is bevoegd om wijzigingen door te voeren in de approval level structuur.
Op http://sps.nl.getranet.com/sitemap/Document Library/fa.html staat per Businessline de Businessline Controller aangeven.
Annuleringsvoorwaarden
| Bij annulering binnen 4 - 2 weken voor aanvang van de in-company training / leergang komen 50% van de kosten op naam van de geannuleerde deelnemer. |
| Bij annulering binnen 2 weken voor aanvang van de in-company training / leergang of gedurende de training / leergang komen 100% van de kosten op naam van de geannuleerde deelnemer. Gedurende een leergang kunnen deelnemers niet worden vervangen, behoudens uitdrukkelijke toestemming van Learning & Development. |
| Bij annulering of verschuiving van de training bij een externe preferred supplier gelden de annuleringsregelingen van de betreffende leverancier. |
TrainingDate inlogprocedure voor nieuwe medewerkers en managers
De eerste keer als een nieuwe medewerker of manager op TrainingDate inlogt,
is de aanmeldingsprocedure als volgt:
| Ga naar www.trainingdate.nl. |
| Vul de volgende drie velden in op de loginpagina van TrainingDate: |
| |
| Je personeelsnummer. |
| Je Getronics e-mail adres. |
| 'getronics' als wachtwoord. |
|
| Druk vervolgens op de “Aanmelden” knop. Er wordt dan een tijdelijk wachtwoord naar je Getronics e-mail adres verzonden. |
| Login met je tijdelijke wachtwoord. |
| Vul een nieuw wachtwoord in. |
| Je bent inlogt op TrainingDate. |
2. Cursist
Ik wil me aanmelden voor een training
Medewerkers kunnen zichzelf via TrainingDate aanmelden voor een training. Autorisatie door de leidinggevende blijft altijd nodig. Leidinggevende kunnen hun medewerkers ook aanmelden voor een training. De procedure ziet er globaal als volgt uit:
1. De medewerker bespreekt de te volgen trainingen met zijn leidinggevende
2. De medewerker meldt zich via TrainingDate voor de training aan.
3. De manager keurt de aanvraag goed en kiest welke studieovereenkomst van toepassing is.
4. De aanvraag wordt volgens het huidige autorisatieproces verwerkt.
Klik hier om een filmpje te zien over hoe je jezelf in TrainingDate voor een training kan aanmelden.
Voor het volgen van een e-learning opleiding op de Getronics Virtual University (GVU) is geen toestemming vereist; alle beschikbare opleidingen op de GVU zijn vrij toegankelijk voor alle medewerkers.
Mijn inschrijving staat ‘In behandeling bij de kostenplaats manager’
Staat je inschrijving ‘in behandeling bij de kostenplaats manager’ dan betekent het dat je kostenplaats manager via TrainingDate nog goedkeuring moet geven voor de kosten.
Pas wanneer hij/zij dat heeft gedaan wordt alle documentatie vanuit TrainingDate gemaild naar de betrokkenen. De order voor de training wordt naar de leverancier gestuurd.
Ik wil een training annuleren.
Dit moet je doorgeven aan de operationeel manager/ behandelaar (degene die jou heeft aangemeld voor de cursus).
Houd er rekening mee dat aan het annuleren van een cursus (meestal) ook kosten verbonden zijn!
Kijk bij '1. Algemeen' (in de FAQ) voor de annuleringsvoorwaarden.
Wil je weten wie jou mag inschrijven?
Kijk dan in TrainingDate onder 'Servicecentrum >> Beheer' of raadpleeg SAP ESS. De persoon met 'het rode hoedje' op jouw afdeling in SAP ESS heeft de inschrijfrechten toegekend gekregen.
Wanneer kan ik als nieuwe medewerker gebruik maken van TrainingDate?
Zodra een nieuwe medewerker in SAP HR is toegevoegd, kan een medewerker ook van TrainingDate gebruik maken.
Wanneer ontvang ik een studieovereenkomst?
Alleen in geval van studieovereenkomst B of C ontvang je een studieovereenkomst. De studieovereenkomst krijg je automatisch via mail toegestuurd zodra de aanvraagde training is goedgekeurd door de leverancier.
Wanneer moet ik mijn studieovereenkomst ondertekenen en opsturen naar mijn manager?
In geval van studieovereenkomst B of C dien je de studieovereenkomst te ondertekenen en op te sturen naar je manager. Volg hiervoor de onderstaande procedure:
1. Print de studieovereenkomst uit.
2. Onderteken de studieovereenkomst.
3. Scan de ondertekende studieovereenkomst in.
4. Stuur de ingescande studieovereenkomst per mail naar je manager.
De ondertekende studieovereenkomst zal door je manager ter registratie in SAP worden geupload. Controleer of de studieovereenkomst door je manager in SAP correct is geupload. Dit kun je doen door te kijken bij https://sapeep.be.getranet.com/irj/portal >ESS.
Voor vragen over de inhoud van de studieovereenkomst kun je terecht bij je leidinggevende.
Hoe kan ik zien welke studieovereenkomsten ik heb?
Studieovereenkomst B of C worden door je manager in SAP geupload. Je kunt de studieovereenkomsten in SAP https://sapeep.be.getranet.com/irj/portal >ESS inzien. Raadpleeg voor meer informatie de handleiding uploaden documenten op http://sps.nl.getranet.com/departments/hrm/SAP_ESS_MSS/My%20data/Handleiding%20uploaden%20documenten%20v1.pdf.
3. Operationeel Manager/ Kostenplaats Manager
Ik wil een cursist annuleren en laten vervangen door een andere cursist
Je kunt er ook voor kiezen om een andere medewerker in de plaats van de oorspronkelijke cursist te laten deelnemen aan deze training. Hoe gaat dat?
- Inloggen (www.trainingdate.nl)
- Kies de button 'Openstaand'
- De aktielijst verschijnt dan
- Daar staat de order van de 'betreffende training' waar het om gaat.
- Klik nu op het symbool ‘vergrootglas’ dat achter deze training staat.
- De orderdetails verschijnen.
- Klik op de knop: ‘Andere cursist’
- Vink de knop aan: ’Verstuur mail naar alle betrokkenen m.b.t. de wijziging’
- Selecteer de eerste letter van de achternaam van de nieuwe cursist
- Selecteer de nieuwe cursist
- Klik op de knop: ‘Opslaan’
LET OP: jij moet wel aanmeldrechten hebben in TrainingDate voor de desbetreffende andere medewerker!
(Geen extra kosten voor de training, soms wel extra kosten voor het examen).
Ik wil een medewerker die net in dienst is aanmelden voor een training
Nieuwe medewerkers staan pas 1 week na indiensttreding in TrainingDate. De persoonsgegevens van medewerkers van Getronics worden wekelijks (de nacht van zondag op maandag) ingevoerd vanuit het SAP HR personeelsinformatiesysteem
Als je iemand toch dringend wilt aanmelden, is er wel een alternatief. Hoe gaat dat?
- Meld jezelf aan voor de bewuste training, zodat je zeker weet dat er een plaats vrij is -> alle mail gaat dan naar jou.
- Zodra de persoon in TrainingDate staat kun je jezelf in TrainingDate laten vervangen door de bewuste medewerker -> openstaande akties / vergrootglas aanklikken / andere cursist
- De medewerker krijgt dan de uitnodiging met presentielijst om te laten tekenen
Het is wel belangrijk dat je dit tijdig doet, anders blijven alle gegevens en kosten op jouw naam staan. Tevens zou de rapportage voor het opleidingsbudget een verkeerd beeld geven.
Bij de inschrijving staat ‘In behandeling bij de kostenplaats manager’
De kostenplaats manager kan de inschrijving goedkeuren / afkeuren door de volgende stappen te doorlopen:
- Inloggen (www.trainingdate.nl)
- Kies de button 'Openstaand'
- Er verschijnt en overzicht.
- Daar staat de order van de 'betreffende training' waar het om gaat.
- Klik nu op het symbool ‘ vergrootglas’ dat achter deze training staat.
- Aanvraag goedkeuren / afkeuren
Ik kan mijn medewerker niet aanmelden voor een opleiding.
Medewerkers aanmelden voor opleidingen kan alleen gedaan worden door hen die in TrainingDate de rol “Operationeel Manager” of “Kostenplaats Manager” hebben. Dit zijn managers die volgens SAP HR approval level M6 en hogere hebben.
Indien jij als Operationeel Manager een medewerker niet kan aanmelden dan zijn in TrainingDate de rechten niet (goed) vastgelegd. Dit kan aangepast worden. Hoe gaat dat?
Als je in TrainingDate niet de juiste rechten hebt om trainingen goed te keuren of te boeken, is jouw approval level in SAP HR niet bekend of niet correct geregistreerd. Neem in dat geval contact op met HR Services in Lelystad (hrservicedesk@getronics.com) om, indien toegestaan, je approval level te laten aanpassen in SAP HR.
Indien de opleiding binnen deze vijf werkdagen start kan je - naast het verzenden van het hierboven genoemde formulier - een verzoek doen tot spoedaanmelding. Hoe gaat dat?
- Stuur een mail aan learning.development@getronics.com
- Gebruik als onderwerp “spoedaanmelding”
- Vermeld in de mail de gegevens van de cursist (naam, personeelsnummer, cost center)
- Vermeld in de mail de betreffende opleiding (cursusnaam, leverancier, datum en locatie)
- Vermeld de van toepassing zijnde studiekostenregeling (A, B of C)
Regeling A - vereist voor functie, deelname verplicht, geen terugbetaling
Regeling B - interessant voor (toekomstige) functie, terugbetaling in 24 maanden
Regeling C - initiatief medewerker, vindt plaats in eigen tijd, terugbetaling in 36 maanden
Ik wil dat er een studiekostenovereenkomst wordt opgesteld
Tijdens de aanmeldingsprocedure in TrainingDate wordt gevraagd aan te geven welke studieregeling van toepassing is:
- Regeling A - vereist voor functie, deelname verplicht, geen terugbetaling
- Regeling B - interessant voor (toekomstige) functie, terugbetaling in 24 maanden
- Regeling C - initiatief medewerker, vindt plaats in eigen tijd, terugbetaling in 36 maanden
TrainingDate genereert – indien van toepassing – de gekozen studiekostenovereenkomst die per mail wordt toegezonden aan de cursist en manager.
Daarnaast is het ook mogelijk om handmatig studiekostenovereenkomsten op te stellen. Gebruik daarvoor de button “Overeenkomst” in het openingsscherm. Nadat de juiste medewerker en de van toepassing zijnde studieregeling
Ik wil één of meer cursisten annuleren
Uitsluitend gebruikers met aanmeldrechten (Operationeel manager of Kostenplaats Manager) kunnen aangemelde medewerkers annuleren. Hoe gaat dat?
- Inloggen (www.trainingdate.nl)
- Kies de button 'Openstaand'
- De actielijst verschijnt dan
- Daar staat de order van de 'betreffende training' waar het om gaat.
- Klik nu op het symbool ‘vergrootglas’ dat achter deze training staat.
- De orderdetails verschijnen. Hier kan er voor gekozen worden om:
- de volledige order te annuleren (annuleerknop bovenaan), of
- alleen de betreffende cursist (annuleerknop achter naam cursist)
Houd er rekening mee dat aan het annuleren van een cursus (meestal) ook kosten verbonden zijn!
Kijk bij '1. Algemeen' (in de FAQ) voor de annuleringsvoorwaarden.
Hoe moet ik een studieovereenkomst in SAP uploaden?
Als manager ben je verantwoordelijk dat studieovereenkomst B of C in SAP wordt geupload, zorg er dus voor dat je je medewerker erop attendeert de studieovereenkomst te ondertekenen en gescand toe te sturen indien dit te lang op zich laat wachten. De handleiding procesbeschrijving en FAQ's vind je op SAP ESS / MSS: https://sapeep.be.getranet.com/irj/portal > HR Servicedesk > FAQ > My Data/My Documents
Voor vragen over het uploaden van een studieovereenkomst kun je terecht bij de HR Servicedesk.
Waarom kan ik de studieovereenkomst niet in SAP ESS / MSS uploaden?
Alleen de “echte” manager van de medewerker kan de studieovereenkomst in SAP ESS / MSS uploaden. Een via SAP ESS / MSS voor TrainingDate “gedelegeerde” manager kan geen studieovereenkomsten in SAP uploaden. Een kopie van de studieovereenkomst zal daarom alleen naar de “echte” manager worden verzonden en niet naar de “gedelegeerde” manager
4. Inzetbaarheidsbudget
INZETBAARHEIDSBUDGET 2010 EX-KPN
Doelgroep: medewerkers Getronics Nederland met arbeidsvoorwaarden volgens de KPN-CAO
Medewerkers van KPN die onder de huidige KPN CAO vallen kunnen gebruik maken van het inzetbaarheidbudget van €1.000,- netto. Uiteraard hanteren we daar de bekende regels bij zoals het uitsluitend via Getronics Learning & Development inkopen van opleidingen / trainingen. Via het inzetbaarheidsbudget kunnen alleen trainingen worden aangevraagd die in de TrainingDate catalogus te vinden zijn. Aanmeldingen verlopen binnen Getronics altijd via TrainingDate, http://www.trainingdate.nl.
|